Customer Service atau layanan pelanggan ialah bab yang sangat penting dalam sebuah persusahaan yang bergerak di bidang pelayanan barang dan jasa. Customer service menjadi salah satu bab yang paling sering berafiliasi dengan pelanggan terutama mengenai pelayanan keluhan pelanggan. Apa sebetulnya pengertian customer service, apa saja kiprah customer service dan fungsi customer service pada perusahaan ? berikut ini ialah penjelasannya.
Pengertian customer service
Customer service ialah sebuah istilah yang dipakai untuk menjelaskan mengenai segala bentuk tindakan dan acara yang dilakukan dan ditujukan untuk melayani dan menunjukkan kepuasan kepada pelanggan dalam menunjukkan warta maupun menuntaskan problem yang berafiliasi dengan kebutuhan pelanggan.
Customer service mempunyai kiprah penting sebagai ujung tombak suatu perusahaan alasannya ialah berafiliasi eksklusif dengan pelanggan. Seorang customer service atau biasa juga disebut CS harus mempunyai skill komunikasi yang baik sehingga bisa mencari jalan keluar dan menuntaskan problem yang dihadapi oleh pelanggan atau tamunya.
Sebagai penghubung antara konsumen dengan perusahaan, seorang customer service harus bisa menunjukkan pelayanan prima sehingga masyarakat bisa mempercayai perusahaan yang bersangkutan. Dapat kita katakana bahwa wajah sebuah perusahaan atau bagaimana pelayanan sebuah perusahan bisa kita lihat dari bagaimana cara CS melaksanakan pelayanan.
Fungsi Customer Service
Secara umum, fungsi customer service bisa kita bagi menjadi fungsi Customer service sebagai resepsionis, deskman, salesman, custom relation officer, dan komunikator.
1. fungsi customer service Sebagai resepsionis
Sebagai resepsionis atau akseptor tamu, customer service berfungsi sebagai pihak pertama yang mendapatkan dan melayani tamu yang tiba ke perusahaan. Tamu perusahaan bisa bermacam-macam, bergantung pada jenis perusahaan. Misalnya nasabah atau calon nasabah di bank, tamu atau di hotel, supplier, investor, maupun para pihak lainnya yang mempunyai kepentingan dengan perusahaan. Sebagai akseptor tamu, maka sudah sepatutnya CS harus bersikap ramah, sopan dan menyenangkan.
2. fungsi CS Sebagai deskman
Deskman ialah pihak yang berperan dalam melayani segala macam aplikasi permohonan dari calon pelanggan. Dalam menjalankan fungsi sebagai deskman, maka CS wajib melayani segala kebutuhan yang dibutuhkan calon pelanggan, termasuk pengisian formulir sampai banyak sekali kelengkapan data yang harus diselesaikan.
3. fungsi Customer Service Sebagai salesman
Salesman ialah orang pertama yang menjual dan memperkenalkan suatu produk kepada pelanggan. Oleh alasannya ialah itu, dalam menjalankan kiprah sebagai sales, maka CS harus mengerti seluk beluk suatu produk sehingga bisa menjelaskan banyak sekali hal yang berafiliasi dengan sebuah produk bila nanti mendapatkan pertanyaan dari pelanggan. Peran sebagai salesman menciptakan CS wajib mempunyai kemampuan untuk merayu pembeli sehingga mau mengeluarkan uang untuk membeli sebuah produk barang maupun jasa.
4. Sebagai customer relation officer
Sebagai customer relation officer, customer service harus memahami cara membangun dan membina kekerabatan baik dengan semua pelanggan. Dalam dunia perbankan misalnya, terkadang ada kondisi tertentu yang mendorong nasabah untuk lari dan beralih ke bank lain. Di sinilah fungsi CS diuji. CS hatus bisa untuk membujuk atau merayu pelanggan saat sedang terjadi problem semoga pelanggan tersebut tetap bertahan dengan keadaan jelek yang sedang dihadapi.
5. Sebagai komunikator
Dalam menjalankan fungsi sebagai komunikator, CS berfungsi untuk menghubungkan perusahaan dengan pelanggan atau pihak lain yang berkepentingan terhadap perusahaan. Dalam hal ini, fungsi CS ialah menghubungi pelanggan dan menunjukkan warta wacana segala sesuatu yang ada hubungannya antara perusahaan dengan pelanggan. Dalam menjalankan kiprah sebagai komunikator, tentu saja Customer Service wajib mempunyai skill komunikasi yang baik.
Tugas Customer Service
Berdasarkan fungsi customer service di atas, maka kita bisa menarik kesimpulan bahwa kiprah customer service pada sebuah perusahaan ialah sebagai berikut :
1. Sebagai resepsionis
Tugas customer service sebagai resepsionis ialah mendapatkan tamu yang tiba dengan ramah tamah, sopan, tenang, simpatik, menarik, dan menyenangkan. Dalam hal ini customer service harus bersikap selalu memberi perhatian, berbicara dengan bunyi yang lembut dan jelas. Selama melayani pelanggan, customer service tidak diperkenankan merokok, makan, minum atau berbincang-bincang sesama karyawan.
2. Sebagai deskman
Tugas customer service sebagai deskman antara lain menunjukkan warta mengenai produk-produk perusahaan, menjelaskan manfaat dan ciri-ciri produk, menjawab pertanyaan pelanggan mengenai produk serta membantu pelanggan yang membutuhkan tunjangan menyerupai mengisi formulir.
3. Sebagai salesman
Tugas customer service sebagai salesman ialah menjual produk; melaksanakan cross selling; mengadakan pendekatan dan mencari pelanggan baru; berusaha membujuk pelanggan yang gres dan berusaha mempertahankan pelanggan yang lama; serta berusaha mengatasi setiap permasalahan yang dihadapi pelanggan, termasuk keberatan dan keluhan pelanggan.
4. Sebagai customer relation officer
Sebagai custom relation officer, kiprah seorang customer serive ialah menjaga image atau gambaran perusahaan. Tugas detailnya ialah membina kekerabatan baik dengan seluruh pelanggan, sehingga pelanggan merasa senang, puas, dan semakin percaya kepada perusahaan. Tugas yang terpenting ialah sebagai penghubung antara perusahaan dengan seluruh pelanggan.
5. Sebagai komunikator
Sebagai komunikator, kiprah CS ialah menunjukkan segala warta dan kemudahan-kemudahan kepada pelanggan. Di samping itu, juga sebagai daerah menampung keluhan, keberatan, atau konsultasi banyak sekali hal yang ada kaitannya dengan produk perusahaan secara keseluruhan.
Demikian klarifikasi mengenai tugas, fungsi dan kiprah customer service dalam sebuah perusahaan. Semoga goresan pena ini sesuai dengan cita-cita pembaca terkait seluk beluk warta mengenai seorang customer service.
