Pengertian rapat
Para pekerja kantoran atau organisasi niscaya sering mendengar kata rapat dan sering melaksanakan rapat. Apa bergotong-royong pengertian rapat itu ? dalam Bahasa Inggris, rapat disebut dengan “meeting” yang sanggup diartikan sebagai pertemuan atau kumpulan orang untuk membicarakan sesuatu, sidang, atau majelis. Pengertian rapat berdasarkan Wursanto yaitu :
- Rapat merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.
- Rapat merupakan alat untuk mendapat mufakat, melalui musyawarah kelompok.
- Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawaran untuk mufakat.
- Rapat yaitu komunikasi kelompok secara resmi.
- Rapat yaitu pertemuan antaranggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri untuk membicarakan, merundingkan suatu dilema yang menyangkut kepentingan bersama
- Rapat yaitu pertemuan para anggota organisasi/para pegawai untuk membahas hal-hal yang bekerjasama dengan kepentingan organisasi.
Alasan mengadakan rapat
Menurut Wursanto, rapat diadakan apabila :
- Pimpinan memerlukan dukungan pedoman atau pendapat dari para stafnya atau para pembantunya alasannya yaitu pemimpin tidak mau mengambil keputusan secara sepihak.
- Materi yang akan dibicarakan bersifat rahasia, sehingga pemimpin beropini bahwa materi itu tidak sempurna apabila melalui jalan masuk manajemen pada umumnya.
- Masalah yang merupakan subject matter tidak sanggup dipecahkan melalui jalan masuk administrasi, alasannya yaitu dilema itu harus segera dipecahkan.
- Pemimpin bermaksud memperlihatkan kesempatan kepada para bawahan untuk memperlihatkan saran/pendapat secara eksklusif kepada pimpinan terhadap suatu dilema yang bekerjasama dengan kepentingan bersama.
- Ada dilema yang terang dan harus mendapat penyelesaian melalui rapat.
- Telah diputuskan oleh pemimpin biar diselenggarakan rapat atau telah datang saatnya untuk diselenggarakan rapat secara berkala.
Fungsi rapat
Menurut Ernawati, ada beberapa kegunan atau fungsi rapat, yaitu sebagai berikut :
- Forum diskusi untuk memecahkan masalah.
- Forum silaturahmi.
- Sarana bernegosiasi.
- Ketetuan hukum.
- Forum demokrasi : dengar pendapat dan meminta pertanggung jawaban.
- Brainstorming-sumbang saran.
- Sarana berkonsultasi.
Tujuan rapat
Harimanto dan Indrojiono beropini bahwa secara garis besar tujuan rapat yaitu sebagai berikut :
- Menyampaikan satu atau beberapa informasi, hal ini dilakukan dengan maksud bila penyampaian warta tidak dilakukan secara eksklusif melalui rapat, maka dikhwatirkan akan menjadikan salah persepsi bagi pegawai atau karyawannya.
- Mendapatkan masukan dari para anggota rapat bila ada dilema yang berat dan membutuhkan masukan dari semua anggota. Misalnya dilema mengenai penurunan honor pegawai.
- Melibatkan beberapa orang yang mempunyai kemampuan tertentu untuk memecahkan dilema yang dihadapi, sehingga dilema dibutuhkan sanggup segera diatasi.
- Menjalin kolaborasi di antara anggota untuk membentuk suatu perilaku yang diinginkan, alasannya yaitu bila tidak diadakan rapat maka kemungkinan anggota hanya akan memikirkan bab pekerjaannya sendiri dan tidak memikirkan bab lainnya.
- Menyampaikan masalah, keadaan tertentu, complain, dan lain-lain yang tidak bisa dilakukan secara terbuka selain melalui rapat.
- Memberi motivasi dan semangat kerja kepada para anggotanya melalui rapat.
- Rapat bertujuan untuk mengambil keputusan sesuai dengan kewenangannya dari orang-orang yang teribat di dalamnya.
Sedarmayanti menyatakan bahwa rapat perlu diselenggarakan antara lain alasannya yaitu :
- Untuk memecahkan masalah.
- Untuk memberikan informasi.
- Membuat penerima rapat berpartisipasi pada dilema yang dikemukakan.
- Sebagai alat koordinasi yang baik antara penerima dan perusahaan.
Prinsip dasar rapat
Menurut Sedarmayanti, dalam menyelengarakan rapat hendaknya bersandar pada prinsip dasar dengan cara menjawab enam pertanyaan pokok yang biasa disebut dengan 5W1H, yaitu :
- Why, mengapa rapat perlu diselenggarakan. Hal ini untuk memilih pentingnya rapat.
- What, apa dilema yang dibicarakan dalam rapat. Hal ini penting untuk menyediakan aktivitas rapat.
- Who, siapa yang akan diundang dalam rapat. Peserta yang diundang hendakny sesuai dengan masalah yang akan dibicarakan.
- When, kapan sebaiknya rapat diselenggarakan. Ini menyangkut hari dan waktu yang dianggap paling sesuai untuk calon penerima rapat.
- How, bagaimana rapat akan diselenggarakan. Apakah secara terpola atau cukup satu kali, tertutup atau terbuka, materi rapat akan dibagi terlebih dahulu atau tidak, memerlukan OHP atau sejenisnya, dan lain-lain.
Demikianlah klarifikasi mengenai Pengertian Rapat, Fungsi Rapat dan Tujuan Rapat serta Prinsip Dasar Rapat. semoga bermanfaat untuk kita semua.