Di perkantoran atau di hotel, pertugas yang bertugas khusus untuk melayani dan mendapatkan tamu umumnya yaitu sekretaris atau resepsionis. Tugas seorang resepsionis ( receptionist ) yaitu membantu para tamu yang ingin bertemu dengan pejabat. Oleh sebab kesan pertama yang diperoleh para tamu yaitu sikap resepsionis, maka ada beberapa syarat panting semoga bisa mendapatkan tamu dengan baik yang harus dipenuhi oleh seorang resepsionis, yaitu sopan dan ramah, berkepribadian tinggi, bijaksana, cerdas, dan mempunyai pengetahuan perihal struktur organisasi.
Ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan dan dilaksakanan dalam melayani tamu, yaitu :
- Memberi salam dan menegur tamu dengan ramah, sopan, dan menanyakan keperluan tamu serta mempersilahkan tamu mengisi kartu atau buku tamu.
- Sebagai peserta tamu harus sanggup menjaga pembicaraan dan mengerti perihal apa yang boleh dan dihentikan dibicarakan dengan tamu.
- Dapat mengarahkan tamu, memberi informasi yang dibutuhkan dan membantu pimpinan dalam melayani dan menciptakan perjanjian dengan tamu.
- Apabila pimpinan tidak sanggup mendapatkan tamu, berikan klarifikasi yang baik, jangan hingga menyinggung perasaan tamu.
- Usahakan semoga tamu merasa bahagia apabila tamu terpaksa harus menunggu, dan sediakan materi bacaan menyerupai Koran, majalah atau materi lain di ruang tamu.
- Berikan perhatian kepada setiap tamu, dan segera ambil keputusan, bila tamiu ternyata harus atau sanggup disalurkan ke lain pejabat atau lain bagian.
Agar sanggup membantu pimpinan dalam mendapatkan dan melayani tamu, untuk itu maka seorang resepsionis harus memperhatikan aturan-aturan dalam melayani tamu, yaitu :
- Berpenampila rapi, higienis dan segar.
- Berperilaku sopan dan ramah.
- Ekspresi wajah yang hangat namun meyakinkan.
- Menghafal nama tamu.
- Senang bergaul dan luwes.
- Menjadi pendengar yang baik.
- Menjaga sikap badan semoga tidak melaksanakan kebiasaan buruk menyerupai menggugit kuku, ngupil, memegang dagu, dan sebagainya.
- Berlaku sopan dan hormat kepada tamu.
- Penuh semangat kerja.
- Menggunakan nada bunyi yang lezat dan jelas.
- Senantiasa bersikap tenang.
- Menangani tamu yang complaint secara professional.
- Duduk pada posisi yang memungkinkan sanggup melihat orang yang masuk ruangan.
- Jangan menginterupsi pembicaraan tamu.
- Tulus dalam melayani tamu.
- Apabila sekretaris tidak sanggup melayani tamu, beritahukan kepada tamu bahwa ia akan dilayani sesaat lagi.
Bagi perusahaan besar, maka biasanya ada peserta tamu khusus dalam hal ini yaitu resepsionis yang siap mendapatkan seluruh tamu perusahaan di lobi. Namun untuk perusahaan kecil, sekretarislah yang mempunyai kiprah untuk mendapatkan dan melayani tamu. Selain menyaring tamu untuk pimpinan, seorang sekretaris diperlukan bisa mengarahkan tamu dan memperlihatkan informasi seperlunya kepada tamu serta menjaga pembicaraan semoga tidak salah bicara dengan tamu, Karena ada hal-hal yang boleh dan dihentikan diketahui oleh tamu.
Jika seorang sekretaris mendapatkan tamu pimpinan di ruang sekretaris, maka perlu diperhatikan hal-hal berikut :
- Tunjukkan bahwa anda yaitu seorang sekretaris yang efisien, semoga hal ini memperlihatkan kesan pertama bagi tamu tersebut.
- Usahakan ruang sekretaris selalu tampak rapi.
- Sambut tiap tamu yang tiba dengan salam. Jika meja sekertaris di depan pintu masuk, maka sekretaris tidak perlu bangkit kecuali kalau tamu yang akan dilayani yaitu tamu penting atau lebih tua.
- Sekrearis perlu menghentikan sejenak kegiatan mengetik atau membaca konsep surat, sewaktu ada tamu datang.
- Bila sekretaris sedang bicara di telepon, beri instruksi dan tersenyumlah, sehingga tamu mengerti bahwa sekretaris melihat kedatangannya.
- Jangan bercakap-cakap dengan pegawai lain sewaktu ada tamu.
- Apabila tamu yang diperlukan belum dikenal oleh sekretaris, tetapi yakin bahwa ialah tamu yang ditunggu, sebutkanlah namanya.
- Tamu untuk pimpinan yang belum dikenal, janganlah ditebak namanya, tunggulah hingga tamu tersebut memperkenalkan diri.
Hal-hal lain yang harus diperhatikan oleh seorang sekretaris dalam hal mendapatkan dan melayani tamu yaitu :
- Sekretaris diperlukan telah mempersiapkan lebih dahulu semua materi dan materi yang dibutuhkan dalam pertemuan tersebut, dan bila perlu juga menyusun data atau informasi dari serpihan lain.
- Apabila pimpinan tidak sanggup mendapatkan pribadi tamunya, maka sekretaris harus memberikan kepada tamunya secara bijaksana dan menunggu sebentar.
- Apabila tamu yang diperlukan yaitu tamu VIP, maka sekretaris harus memberi tahu pimpinan dan pimpinanlah yang menemui tamu di lobi atau ruang sekretaris.
Bagaimana cara melayani tamu yang telah menciptakan perjanjian sebelumnya tetapi tiba lebih awal atau tiba terlambat ? berikut penjelasannya :
- Jika tamu tiba lebih awal dari waktu yang sudah direncanakan, maka bila pimpinan bersedia mempercepat waktu pertemuan, anda tinggal mengefektifkan waktu kerjanya. Tetapi bila pimpinan tidak sanggup memajukan waktu pertemuan, maka sebaiknya tamu tersebut diberi materi bacaan atau minuman untuk mengisi wakunya.
- Jika tamu tiba terlambat, sedangkan aktivitas kerja pimpinan sangat padat, maka ketika tamu tiba sekretaris segera memberitahukan pimpinan. Pada ketika mengantar tamu ke pimpinan, sekertaris harus memberikan kepada tamu itu bahwa aktivitas pimpinan sangat padat, sebab sesaat lagi pimpinan harus menemui tamu berikutnya. Dengan demikian ia akan memahami kesibukan pemimpin anda.
Demikianlah klarifikasi mengenai cara mendapatkan dan melayani tamu. Jika anda yaitu seorang yang ingin bekerja atau memulai karir sebagai sekretaris atau resepsionis, maka ada baiknya anda memahami bagaimana cara mendapatkan dan melayani tamu untuk pimpinan anda, entah itu yaitu perkantioran atau perhotelan. Semoga bermanfaat.
